Privacy Reglement Stichting SeniorenBelangen Heeze-Leende-Sterksel.
(n.a.v. Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.)
In dit reglement is vastgelegd op welke wijze het bestuur van Stichting SeniorenBelangen Heeze-Leende-Sterksel, navolgend te noemen SeniorenBelangen, omgaat met aan haar verstrekte persoonsgegevens.
A. Begrippen:
- Onder “bestuur” wordt in deze verstaan het Dagelijks Bestuur van SeniorenBelangen, zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven en alle overige bestuursleden, zijnde afgevaardigden van de bij SeniorenBelangen aangesloten belangenorganisaties voor ouderen in de gemeente Heeze-Leende .
- Tevens is dit reglement van toepassing op alle andere personen, zijnde adviseurs dan wel samenwerkingspartners, die uit hoofde van hun functie in de gelegenheid worden gesteld dan wel zijn gevraagd om als adviserend functionaris deel te nemen aan de bestuursvergaderingen en/of aan overige activiteiten van SeniorenBelangen.
- Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan, achternaam, voorletters/ roepnaam, geboortedatum, geboorteplaats, woonadres, e-mail adres en telefoonnummer(-)s.
- Onder “SeniorenBelangen” wordt verstaan de Stichting zoals bovenstaand aangegeven en nader omschreven in de Statuten, zoals vastgesteld op 7-10-2008.
- “Huishoudelijke Reglement” is het reglement dat is opgesteld ingevolge artikel 13 van de Statuten van SeniorenBelangen en in herziene vorm vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 mei 2015.
- “Bewaartermijn” is de termijn waarbinnen de persoonsgegevens bij de secretaris van SeniorenBelangen zijn opgeslagen en worden bewaard. Deze
termijn wordt bepaald door de duur waarin de betreffende persoon deel uitmaakt van het bestuur van SeniorenBelangen plus maximaal 1 jaar.
Het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar houdt verband met het opmaken van het jaarverslag van de stichting.
-
Een “verwerkersovereenkomst” is een overeenkomst tussen SeniorenBelangen en een ontvanger van persoonsgegevens. Deze overeenkomst zal worden opgesteld op het moment dat dit conform hetgeen daarover is bepaald in de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, van toepassing zal zijn. - Onder “AVG” wordt verstaan de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, die ten grondslag ligt aan dit reglement.
B. Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris van SeniorenBelangen. Tevens bevindt zich een exemplaar hiervan op de computer en op papier bij de voorzitter.
Door de secretaris is daartoe een Excel bestand aangemaakt. Daarin worden door hem/haar de gegevens verwerkt, aangepast en bewaard. De computer van de secretaris is beveiligd met een wachtwoord.
In dit bestand zijn de onder onderdeel A, Begrippen, verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goede bestuur en het correct functioneren van SeniorenBelangen.
Aan de hand van deze gegevens wordt vastgesteld/geverifieerd wie men is; kan een kaart worden verstuurd bij ziekte en/of jubileum dan wel een andere belangrijke persoonlijke gebeurtenis;
is het juiste woonadres beschikbaar voor huisbezoek en/of voor werkoverleg van het Dagelijks Bestuur en/of van commissies van SeniorenBelangen ( te denken in deze aan de voorbereidingscommissies van de publiek toegankelijke Themamiddagen etc.) en voor het eventueel verzenden van poststukken;
het e-mail adres voor correspondentie en schriftelijk afstemmings- en/of werkoverleg;
het telefoon nummer voor het plannen van afspraken en voor rechtstreeks persoonlijk overleg aangaande zakelijke dan wel samenwerkingskwesties van bestuursleden die – direct en/of kort - afstemming behoeven;
Van dit bestand wordt door de secretaris periodiek een back-up gemaakt op een externe gegevensdrager, die bij hem/haar in een afgesloten kast wordt bewaard.
De gegevens die zich bevinden bij de voorzitter worden bewaard op een computer, die beveiligd is met een wachtwoord. De papieren gegevens worden bewaard in een afgesloten kast.
De persoonsgegevens zoals opgenomen in het Excelbestand van de secretaris, worden voor het leggen en onderhouden van contact en voor het voeren van afstemmingsoverleg gedeeld met alle bestuursleden van SeniorenBelangen.
Deze worden NIET integraal verspreid aan derde personen/organisaties.
Alleen indien het voor de goede voortgang van samenwerkingsprocessen van belang is dat bepaalde persoonsgegevens worden uitgewisseld, kunnen de daarvoor direct van belang zijnde persoonsgegevens zoals E-mail adres, telefoonnummer en/of huisadres worden meegedeeld.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de betreffende persoon bestuurslid is van SeniorenBelangen.
Zodra het lid zijn/haar lidmaatschap heeft opgezegd dan wel het lidmaatschap van het bestuur van SeniorenBelangen is beëindigd vanwege het bereiken van de maximale zittingstermijn, worden de persoonsgegevens na één kalenderjaar verwijderd uit het systeem van de secretaris en bij de voorzitter.
De overige bestuursleden worden in de eerstvolgende bestuursvergadering – te weten direct na het verstrijken van het betreffende kalenderjaar - gevraagd om de bij hen verblijvende gegevens van het teruggetreden bestuurslid te verwijderen.
Van dit verzoek wordt vanaf datum van inwerkingtreding van dit Reglement steeds schriftelijk vastlegging gedaan in het verslag van de eerstvolgende bestuursvergadering.
Bij iedere wijziging van de ledenlijst ontvangen alle dan zitting hebbende bestuursleden van de secretaris per computer een herziene actuele lijst.
Bijzonderheden:
- De leden van het Dagelijks Bestuur van SeniorenBelangen staan met naam, functie en foto vermeld op de website van de organisatie ( sbheezeleende.nl ).
Van de overige bestuursleden is op de website geen vermelding opgenomen.
- Ten behoeve van het actueel en op orde houden van het historisch archief van SeniorenBelangen wordt er door de secretaris zorg voor gedragen dat bij aftreden van een lid, van het lidmaatschap van het bestuur melding wordt gedaan middels opname in het doorlopend historisch geschrift van de voornaam, achternaam en functie van betrokkene en van de periode waarin hij/zij als bestuurslid actief is geweest.
C. Wat zijn uw rechten
Alle leden van SeniorenBelangen en derden met wie wordt samengewerkt, hebben het recht om bij de secretaris te vragen welke (persoons)gegevens van hem/haar
zijn verwerkt. Op dit verzoek, dat schriftelijk dan wel per E-mail moet worden gedaan, wordt binnen vier weken door, of bij ontstentenis van genoemde namens, de secretaris van SeniorenBelangen schriftelijk dan wel per E-mail gereageerd.
SeniorenBelangen is gerechtigd hiervoor een passende, kleine vergoeding te vragen.
Indien nodig of gewenst kunnen bestuursleden en eventuele samenwerkingspartners /adviseurs na inzage verzoeken om de opgeslagen gegevens aan te vullen dan wel te corrigeren.
D. Inschrijfformulier:
Indien een persoon wordt gevraagd dan wel wordt voorgedragen als nieuw bestuurslid namens een aangesloten organisatie en als bestuurslid van SeniorenBelangen is geaccepteerd, dient door hem/haar een zogenaamd persoonsformulier te worden ingevuld en ondertekend .
Hierin worden door de betreffende persoon eigenhandig alle te gebruiken persoonsgegevens en verder benodigde persoonsinformatie ingevuld.
Met de ondertekening verklaart genoemde tegelijkertijd en uitdrukkelijk dat hij/zij kennis heeft genomen van het Privacy Reglement van SeniorenBelangen en dat hij/zij zonder voorbehoud hiermee instemt.
Met ondertekening van het inschrijfformulier wordt tevens bevestigd dat hij/zij een papieren exemplaar van het actuele Privacy Reglement heeft ontvangen.
E. Aanmeldformulier:
Voor deelname aan de openbare publieksactiviteiten van SeniorenBelangen – in deze met name de zogenaamde Themamiddagen - wordt van belangstellenden gevraagd om zich zoveel mogelijk vooraf per mail, dan wel telefonisch of schriftelijk aan te melden.
Hierbij wordt gevraagd naar vermelding van de naam, het aantal personen en eventueel het Emailadres en/of telefoonnummer.
Deze persoonsgegevens worden tijdelijk opgeslagen en gedeeld met de voorbereidingscommissie van de betreffende activiteit/ themamiddag.
Nadat de publieksactiviteit of themamiddag heeft plaatsgevonden, dient deze ontvangen informatie uiterlijk binnen 4 weken daaropvolgend te zijn verwijderd en/of vernietigd.
Ten behoeve van het opstellen van het jaarverslag, de PR-activiteiten van SeniorenBelangen en voor correcte onderbouwing van de informatie die over de
betreffende publieksactiviteit wordt gepubliceerd en gearchiveerd, zal alleen de getalsmatige opgave van het aantal deelnemers en/of belangstellenden worden gebruikt.
F. Foto’s:
Tijdens Themadagen en andere Publieksactiviteiten kunnen foto’s worden gemaakt. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor verslaglegging ervan op de website van SeniorenBelangen of ten behoeve van een presentatie over de activiteiten van de organisatie.
Daarbij gaat het dan vooral en met name om de eventuele vermelding van deelname van inleiders aan de Themamiddag met naam en/of foto. Foto’s van de publieke belangstelling worden steeds enkel gemaakt ten behoeve van het vastleggen van een sfeerimpressie. Deelname aan de Themamiddagen, zowel van de inleider(-s) als van het publiek, geschiedt op vrijwillige basis.
Om te voorkomen dat personen onvrijwillig in beeld worden gebracht, zal steeds voorafgaand aan de Themamiddag door de dagvoorzitter in het welkomstwoord melding worden gedaan van het feit dat ten behoeve van de PR van SeniorenBelangen er fotografische sfeerimpressies kunnen worden gemaakt.
Als iemand, zijnde een inleider dan wel een aanwezig persoon uit het publiek, bezwaar heeft tegen openbaarmaking van gemaakte foto’s/beeldmateriaal waarop hij/zij duidelijk zichtbaar is, dan zal de betreffende foto van hem/haar niet voor publiciteitsdoeleinden worden gebruikt.
G. Geluidsopnames:
Door het bestuur worden in principe geen geluidsopnames gemaakt van de jaarvergadering, bestuursvergaderingen, Themamiddagen of van de zogenaamde Kaderdagen van SeniorenBelangen.
Indien dit op enig moment toch gewenst of nodig wordt bevonden, dienen voldoende voorafgaand daaraan aanvullend nieuwe afspraken te worden gemaakt, bekend gemaakt en vastgelegd.
Aan het begin van elke bijeenkomst of vergadering waarbij toch – bij uitzondering -geluidsopnames worden gemaakt, dient dit tevens eerst expliciet door de (dag-)voorzitter te worden meegedeeld.
H. Omgaan met Privacy beleid.
Tijdens de laatste bestuursvergadering van elk kalenderjaar zal steeds “omgaan met het Privacy beleid in het verstreken jaar” als agendapunt worden opgenomen.
Dit om er voor te zorgen dat “Privacy beleid” periodiek de aandacht krijgt en onderwerp van gesprek is binnen het bestuur van SeniorenBelangen. Een dergelijke werkwijze bevordert dat alle bestuursleden zich vrij kunnen voelen om kwesties met betrekking tot privacy die hen individueel raken/bezighouden, in te brengen en bespreekbaar te maken.
Het draagt er tevens aan bij dat “Privacy beleid” serieus wordt genomen; regelmatig wordt geëvalueerd en actueel wordt gehouden.
Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter dat er op wordt toegezien en wordt bevorderd dat bespreking van de in dit verband ingebrachte onderwerpen steeds op gepaste wijze verloopt.
I. Geheimhouding:
Voor alle bestuursleden van SeniorenBelangen geldt dat met bijzondere informatie over individuele personen, zijnde bestuursleden van de organisatie zelf dan wel leden van aangesloten organisaties en derden met wie wordt of is samengewerkt, op prudente en voorkomende wijze wordt omgegaan en dat diens privacy daarbij steeds wordt gerespecteerd.
Mocht bespreking van deze informatie nodig worden geacht, dan zal hiervan nimmer aantekening worden gemaakt noch op enigerlei andere wijze door SeniorenBelangen worden opgeslagen.
J. Verantwoordelijkheid voor informatie van derden die via kanalen van SeniorenBelangen wordt bekend gemaakt.
De website van SeniorenBelangen kan verwijzingen bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifiek aspect of onderwerp van de website van SeniorenBelangen.
Dit kan worden geregeld via bijvoorbeeld een hyperlink, banner of button.
Dit betekent NIET dat SeniorenBelangen daarmee automatisch verbonden is aan en/of verantwoordelijk is voor de inhoud van de andere sites en/of voor de activiteiten van de eigenaren ervan.
Tevens is SeniorenBelangen er NIET verantwoordelijk voor dat de privacywetgeving door deze derden wordt nageleefd.
K. Welke informatie wordt verzameld:
SeniorenBelangen wordt voor wat betreft het beheer en onderhoud van haar website ondersteund door een vrijwilliger en een website provider. Voor beide partijen geldt dat zij inzake het omgaan met persoonsgegevens van die van de bestuursleden van SeniorenBelangen als van derden, in deze tevens de bezoekers van de website, gehouden en gebonden zijn aan het privacyreglement van de organisatie.
Navraag daartoe heeft uitgewezen dat zij er voortdurend zorg voor zullen dragen dat alle data van leden van SeniorenBelangen en van haar websitebezoekers steeds op een veilige manier worden opgeslagen.
Tevens heeft de website provider desgevraagd schriftelijk bevestigd dat alle gegevens van bezoekers van de website die in de statistiek worden opgenomen cijfermatig zijn en dat deze nooit te herleiden zijn tot unieke personen.
De informatie wordt enkel verzameld en gebruikt om na te gaan hoe de website wordt bezocht en waardoor en waarmee een eventuele verbetering ervan kan worden bereikt.
Van de provider wordt spoedig een verwerkersovereenkomst ontvangen.
Met de vrijwilliger zal door SeniorenBelangen spoedig een verwerkersovereenkomst worden afgesloten.
L. Data lek:
Bij een eventueel data lek zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. ( ex art. 33.1 AVG)
In alle gevallen zullen de betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
SeniorenBelangen heeft op dit moment – te weten mei 2018 - nog geen procedure opgesteld, waarin beschreven is hoe de organisatie dient te handelen in geval van een datalek.
Indien dit nodig wordt geacht, dan zal hierin aanvullend worden voorzien.
M. Functionaris gegevensbescherming:
Als vrijwilligersorganisatie met een zeer beperkte omvang van data die in het kader van de AVG bescherming behoeven, is SeniorenBelangen vrijgesteld van het benoemen/aanwijzen van een functionaris gegevensbescherming.
Eerst verantwoordelijk, aanspreekbaar en belast met de vastlegging en het beheer van de geregistreerde persoonsgegevens bij SeniorenBelangen is de secretaris van het bestuur.
Dit document dient te worden aangemerkt als “ Privacy Reglement Stichting SeniorenBelangen Heeze-Leende-Sterksel “.
Het document is voorlopig vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van SeniorenBelangen in haar overleg van 22 mei 2018.
Dit Privacy Reglement werd formeel vastgesteld in de Bestuursvergadering van 30 mei 2018.
Heeze, 30 mei 2018.
J. Spoorenberg, voorzitter J. Hendriksen, secretaris